4 buoni motivi per sostituire i fogli di calcolo con un’applicazione
Nel 2013 Forbes ha pubblicato un articolo dal titolo “Microsoft's Excel Might Be The Most Dangerous Software On The Planet” sostenendo che:
There's a danger at one level: it's all become so complex and it's handled in such a slapdash manner that no one is really on top of it anymore. […] So that's one sense in which Excel could be dangerous: that we've tens of thousands, hundreds of thousands, of financiers and bankers throwing trillions of dollars around the markets on the basis of their incomplete spreadsheets and their ignorance of how they're doing it wrong.
Pur senza arrivare alla stessa conclusione categorica dell’articolo, questo però espone una questione fondamentale: le caratteristiche che fanno dei fogli di calcolo una strumento potente, quali facilità d’uso e flessibilità, possono rivelarsi anche i suoi punti deboli.
Che cos’è la siloization? E’ l’atto o il processo di inserire dati identici in una moltitudine di contenitori elettronici diversi (silos), con conseguente inefficienza, alterazione dei dati, inconsistenza dei dati.
I fogli di calcolo possono essere collegati a data repository centralizzati, ma molto spesso questo non succede.
Uno degli scenari più comuni è ritrovarsi con più copie dei dati che vengono manipolati in modo indipendente da persone diverse e questo porta alla generazione di dati inconsistenti, oltre a rendere difficile il lavoro collaborativo.
Solitamente il numero dei fogli di calcolo usati in azienda cresce a dismisura: senza un’architettura formale e/o delle linee guida comuni, la progettazione e l’implementazione dei fogli di calcolo diventano molto “personali”.
Quali sono i rischi?
Che vantaggi si possono ottenere con un’applicazione?
Quando un foglio di calcolo viene modificato da più persone, nel corso del tempo si stratificano una serie di commenti, formule, colonne inserite in modo indipendente da persone diverse fino a che diventa difficile l’uso del foglio stesso per la mancanza di un approccio comune.
Il risultato? Dati ridondanti e difficili da mantenere.
Un altro punto critico è che i fogli di calcolo non implementano permessi di visualizzazione sulle singole colonne e quindi chi ha accesso al foglio può vedere tutte le informazioni in esso contenute.
Senza un approccio comune la continua manipolazione dei dati, l’inserimento manuale dei dati, i vari copia-incolla da parte di diverse persone porta inevitabilmente ad errori.
E qui c’è un altro problema: il foglio di calcolo non ti avverte che i dati sono sbagliati, mostra semplicemente il dato sbagliato. E se non ci si accorge in tempo dell’errore, questo può venire replicato a sua volta in altri fogli.
I fogli di calcolo non implementano logiche di sistema o logiche di processo; si possono proteggere le celle, implementare macro, ma non sono paragonabili a quello che si può ottenere con applicazioni aziendali specificamente progettate.
Come già detto in precedenza, i fogli di calcolo non permettono di gestire differenti livelli di accesso ai dati.
Si può proteggere un file con una password, bloccare la modifica di alcune colonne, ma queste pratiche non rappresentano certo un livello sufficiente di sicurezza della informazioni.
A questo va aggiunto che i dati nei fogli di calcolo non vengono mai conservati in unico posto, anzi semmai è l’esatto contrario. Ed essendo di solito gestiti da personale non IT, che comprensibilmente non ha familiarità con le best practice di archiviazione e backup, in caso di disastro il ripristino completo dei dati può essere molto difficile se non impossibile.
L’utilizzo di un foglio di calcolo per gestire un processo con meno di cinque utenti probabilmente è gestibile, ma solo per processi semplici e quando il volume di dati è contenuto.
Al di sopra di questo livello, sia per complessità che per numero di utenti, i fogli di calcolo mostrano tutti i loro limiti: sono lenti, si arrestano spesso e in modo anomalo, non riescono a gestire tutte le righe.
I fogli di calcolo rimangono un ottimo strumento e verranno sempre usati all’interno dell’azienda.
Ma quando vengono utilizzati per raccogliere molti dati e/o implementare logiche di processo sempre più complesse, diventa evidente come non rappresentino la soluzione migliore.
Se la tua azienda sta crescendo, ti sarai accorto che hai bisogno di un sistema più strutturato che assicuri flessibilità, sicurezza, manutenibilità.
Noi possiamo trasformare il tuo foglio di calcolo in un’applicazione: potrai ottenere tutti i vantaggi di un sistema strutturato mantenendo la stessa facilità d’uso di un foglio di calcolo.
Scrivici a info@openinnovation.it. Metteremo la nostra esperienza pluriennale al tuo servizio.
