Program Management vs Project Management
Per prima cosa partiamo con il definire cos’è un progetto e cos’è un programma.
Un progetto è un’iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto, un servizio o un risultato unico; generalmente è vincolato da costi, risorse, budget, tempi. Un progetto ha obiettivi a breve termine e deve produrre risultati tangibili.
Un progetto:
Il Project Management è il processo di gestione del progetto per garantire il rispetto dei suoi obiettivi, qualità, tempistiche e budget.
Un programma è un insieme di progetti correlati tra loro al fine di raggiungere uno o più obiettivi strategici a lungo termine. Rispetto a un progetto, un programma non apporta un singolo risultato tangibile ma benefici strategici e di crescita organizzativa.
Un programma:
Il Program management è il processo di coordinamento di un insieme di progetti al fine di raggiungere e mantenere i risultati di business per cui l’iniziativa è stata avviata e gli investimenti sono stati allocati.
Il Program Manager deve coordinare la consegna dei risultati dei progetti, impegnarsi affinché si raggiungano le decisione stratigiche stabilite dal programma, gestire gli stakeholder, mitigare i rischi legati al programma.
Deve anche essere in grado di pianificare tutte le azioni che possano risolvere qualsiasi problema che impatta sull’iniziativa strategica che si vuole raggiungere.
Il Program Manager ricopre un ruolo fondamentale all’interno dell’azienda e contribuisce anche al cambiamento organizzativo: può allineare pratiche e processi di gestione dei programmi con i valori dell’Agile quali collaborazione, autonomia, responsabilizzazione dei team, fornire valore ai clienti, adattarsi al cambiamento. Può inoltre implementare pratiche DevOps per coordinare il lavoro dei team al fine di raggiungere i risultati prefissati dal programma.
Nel suo lavoro quotidiano, il Program Manager deve:
Il Program Manager esamina e valuta il portfolio coinvolgendo se necessario i team per identificare eventuali azioni di mitigazione dei rischi o nuove opportunità di miglioramento, supportando i project manager ed aiutandoli a sbloccare eventuali impedimenti.
La gestione del rischio è un elemento chiave nel Portfolio Management. I rischi includono slittamenti delle tempistiche, la modifica di requisiti, la scoperta di ulteriori stakeholder.
Il Program Manager deve essere a conoscenza di tutto ciò che potrebbe impattare sull’avanzamento e sull’esito del programma e dei progetti correlati, in modo tale da intraprendere azioni correttive per ridurre i rischi.
Il Program Manager è responsabile dell’esecuzione del programma, che include:
Il Program Manager interagisce con gli stakeholder per avere informazioni chiave del contesto nel quale si inseriscono gli obiettivi del programma.
Collaborando con gli stakeholder, il Program Manager può inoltre aiutare i project manager e i team nella realizzazione dei progetti.
Il modello operativo definisce il modo in cui i team progrediscono verso il raggiugimento degli obiettivi. Questo può includere: la creazione di canali di comunicazione e metodi di reporting, l’identificazione degli obiettivi, la definizione delle priorità all’interno del programma. Nel corso del programma, il Program Manager ottimizza il modello operativo per aumentare la probabilità di successo e ridurre l’impatto dei rischi.
Il processo decisionale assume molte forme: dall’organizzazione di incontri con i decision-makers, alla raccolta di informazioni su quali decisioni sono necessarie, fino all’analisi comparativa di più opzioni. Il Program Manager esamina i risultati per identificare opportunità di miglioramento di sistemi, processi, risultati.
Il valore prodotto dalla realizzazione dei progetti contribuisce all’avanzamento incrementale del programma. Affinché tale condizione si realizzi, è fondamentale la figura del Project Manager che ha il compito di pianificare e determinare come raggiungere gli obiettivi stabiliti all’inizio del progetto.
Una volta che un progetto è in corso, il Project Manager tiene traccia dei progressi, assegna le risorse, comunica l’avanzamento e i risultati.
Nel suo lavoro quotidiano, il Project Manager deve:
Il Project Manager deve controllare lo stato di avanzamento del progetto per determinare se verrà consegnato secondo i tempi e il budget stabilito.
Il Project Manager deve revisionare le attività di progetto al fine di identificare del nuovo lavoro, monitorare i progressi e sbloccare eventuali impedimenti per il team.
Il Project Manager deve predisporre un piano di progetto nel quale specificare le milestone, come raggiungerle, come misurare i risultati, come comunicarli agli stakeholder.
Il Project Manager deve garantire che il lavoro svolto soddisfi i requisiti di qualità e affidabilità stabililti all’inizio del progetto.
Project Manager e Program Manager lavorano su attività correlate; quello che differenzia i due ruoli è l’ambito e la determinatezza del perimetro nel quale si muovono:
i progetti hanno un ambito definito e controllato dall’inizio, mentre i programmi ricoprono un ambito più ampio che può cambiare nel corso del programma
i progetti sono ben determinati fin dall’inizio, poiché si stabilisce in modo chiaro come raggiungere il risultato; i programmi invece si sviluppano su un periodo di tempo più ampio e si adeguano alle nuove necessità che possono emergere e per questo non è possibile stabilire a priori cosa deve essere fatto e come concettualizzare il “successo” per il programma complessivo.
Il Project Management Institute osserva che “le organizzazioni con un Program Management maturo hanno molto più successo di quelle che ne sono prive”.
Questo perché il Program Management consente alle organizzazioni di raggiungere un migliore allineamento con gli obiettivi strategici aziendali, di gestire le interdipendenze tra i progetti, di amministrare meglio le risorse.
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